Open space a koncentracja. Najbardziej rozprasza nie hałas, tylko rozmowa, którą rozumiesz

W badaniu Ethana Bernsteina i Stephena Turbana z Harvardu (2018) po przejściu dwóch dużych firm na biuro otwarte liczba rozmów twarzą w twarz spadła o około 70%, a przybyło maili i wiadomości na czacie. Przestrzeń, która miała ludzi zbliżyć, skłoniła ich do schowania się za ekranem. W gabinecie słyszę o tym inaczej: nie jako o architekturze, tylko jako o zmęczeniu, którego nie da się wytłumaczyć ilością pracy.

Dlaczego w open space jesteś bardziej zmęczony, choć pracy nie przybyło?

Bo przez cały dzień wykonujesz dodatkową, niewidoczną pracę: odfiltrowujesz cudze rozmowy, których nie da się nie słyszeć. Ta praca nie trafia do żadnego raportu, ale zużywa tę samą uwagę, której potrzebujesz do własnych zadań.

Marta (postać złożona z kilku historii, zmieniona tak, by nikt nie był rozpoznawalny) jest analityczką w dużej firmie. Po przeprowadzce do nowej siedziby powiedziała mi: „Zakres obowiązków mam ten sam. Raport, który w domu robię w dwie godziny, w biurze zajmuje mi pół dnia. Wracam wyczerpana i zaczynam myśleć, że coś jest ze mną nie tak”. Nic nie było z nią nie tak. Zmieniły się warunki, w których jej głowa miała pracować.

Co w biurze otwartym rozprasza najbardziej?

Najbardziej rozprasza mowa, którą rozumiesz, a nie poziom hałasu jako taki. Szum wentylacji o tej samej głośności przeszkadza zwykle mniej niż rozmowa przy sąsiednim biurku o planach na weekend.

Fiński badacz Valtteri Hongisto zebrał wyniki eksperymentów w modelu, według którego przy w pełni zrozumiałej mowie w tle wyniki w zadaniach wymagających myślenia spadają średnio o co najmniej 7%. Późniejsze badanie jego zespołu (Jahncke i in., 2013) pokazało, że zależy to od rodzaju zadania: najbardziej cierpi zapamiętywanie i praca na tekście, mniej liczenie. Mechanizm jest prosty. Słowa trafiają automatycznie do tego samego systemu, którym przetwarzasz język i trzymasz informacje w pamięci roboczej. Nie da się zamknąć uszu tak, jak zamyka się oczy.

Dla firmy to ważna wskazówka: nie chodzi o to, żeby w biurze było cicho jak w bibliotece, tylko o to, żeby cudze rozmowy były mniej zrozumiałe i dało się od nich odejść.

Czy open space naprawdę zwiększa współpracę?

W dwóch dokładnie zbadanych firmach go zmniejszył, przynajmniej jeśli chodzi o rozmowy na żywo. Pracownicy nosili czujniki rejestrujące kontakty twarzą w twarz przed zmianą biura i po niej. Kontaktów na żywo ubyło o około 70%, a liczba maili wzrosła w zależności od sposobu liczenia o 22–50% (Bernstein i Turban, 2018).

Autorzy tłumaczą to brakiem prywatności. Kiedy wszyscy słyszą każde słowo, ludzie rzadziej zaczynają rozmowę, która wymaga szczerości, i częściej sygnalizują zajętość słuchawkami. Podobny wniosek płynie z dużej analizy ankiet z kilkuset budynków biurowych: łatwość kontaktu w biurze otwartym nie równoważyła strat związanych z hałasem i brakiem prywatności (Kim i de Dear, 2013). Pisałem o tym od strony relacji w tekście o tym, dlaczego można czuć się samotnym w pełnym open space.

Czy praca w open space wpływa na zdrowie?

Wiąże się z większą liczbą dni zwolnienia lekarskiego, ale to związek, a nie dowód przyczyny. W duńskim badaniu 2403 pracowników biurowych osoby z biur otwartych (powyżej sześciu osób) deklarowały o 62% więcej dni nieobecności z powodu choroby niż osoby pracujące w pokojach jednoosobowych (Pejtersen i in., 2011).

Ciekawszy jest szczegół, który zwykle się pomija: w pokojach dwuosobowych dni zwolnienia było o 50% więcej. To sugeruje, że w grę wchodzi nie tylko hałas. Liczy się też łatwość przenoszenia infekcji, częstość przerywania pracy i to, jak dużą kontrolę masz nad swoim otoczeniem. Brak wpływu na warunki pracy to jeden z dobrze opisanych czynników ryzyka psychospołecznego w pracy.

Czego z tych danych nie wolno wyciągać

• Że każdy open space jest zły. Badanie Bernsteina i Turbana objęło dwie konkretne firmy. Biuro dobrze podzielone na strefy, z miejscami do skupienia, działa inaczej niż hala z rzędami biurek.
• Że biuro otwarte powoduje choroby. Dane duńskie pochodzą z jednorazowej ankiety i opierają się na deklaracjach. Osoby w różnych typach biur mogą różnić się zawodem, stażem i stylem pracy.
• Że stracisz dokładnie 7% wydajności. To średnia z eksperymentów laboratoryjnych. W prawdziwym biurze spadek może być mniejszy przy rutynie i większy przy pracy na tekście.
• Popularnych liczb w rodzaju „rozmowa obok obniża wydajność o 60%”. Nie znalazłem dla nich solidnego źródła. Jeśli przygotowujesz prezentację dla zarządu, lepiej oprzeć się na skromniejszych, ale sprawdzalnych danych.

Co może zrobić firma, żeby open space nie zabijał koncentracji?

Najskuteczniej działa danie ludziom wyboru miejsca do rodzaju zadania, zamiast proszenia ich, żeby się bardziej starali. Z perspektywy HR i menedżera warto rozważyć kilka rozwiązań:

• Strefy od głośnej do cichej. Przy wejściu kuchnia i miejsca do rozmów, dalej przestrzeń do pracy projektowej, na końcu stanowiska do pracy w ciszy.
• Pokoje do rozmów i spotkań online. Rozmowa telefoniczna przy biurku to najbardziej zrozumiała, a więc najbardziej rozpraszająca mowa w biurze.
• Zespołowa cicha godzina. Na przykład dwie godziny przed południem bez spotkań i rozmów przy biurkach. Działa tylko wtedy, gdy przestrzega jej też szef.
• Umowa o wyciszonych powiadomieniach. Dźwięk cudzego telefonu wyrywa z zadania wszystkich w promieniu kilku biurek.
• Akustyka. Panele dźwiękochłonne i dyskretne maskowanie dźwięku obniżają zrozumiałość mowy, a to właśnie ona męczy najbardziej.
• Elastyczność. Możliwość pracy zdalnej przy zadaniach wymagających skupienia. Dni w biurze najwięcej dają wtedy, gdy służą współpracy, o czym piszę w tekście o pracy hybrydowej.

Warunki, w których ludzie pracują, są częścią szerszej strategii dbania o zdrowie psychiczne pracowników. Biuro, w którym nie da się myśleć, kosztuje nie tylko wydajność, ale też cierpliwość i dobrą wolę zespołu.

Co możesz zrobić sam, jeśli pracujesz w open space?

Układaj dzień według hałasu, a nie tylko według terminów. Kilka sposobów, które sprawdzają się u moich klientów:

• Najtrudniejsze zadania przenieś na porę, kiedy w biurze jest najciszej, albo do miejsca, gdzie nikt nie rozmawia.
• Na godziny szczytu zostaw rutynę: maile, porządkowanie, proste formularze.
• Jeśli używasz słuchawek, wybierz jednostajny szum zamiast muzyki ze słowami. Śpiewany tekst przy pracy na tekście może przeszkadzać podobnie jak rozmowa.
• Rób krótkie przerwy w cichym miejscu. Jeśli po pracy jesteś wyczerpany bodźcami, przyda ci się tekst o przebodźcowaniu.

Kompas TSR: pytania, które możesz zadać sobie albo zespołowi

1. Skala. Na skali od 0 do 10, gdzie 10 oznacza „w biurze pracuje mi się świetnie”, gdzie jesteś dziś? Co sprawia, że to tyle, a nie zero?
2. Wyjątki. Kiedy ostatnio udało ci się w biurze naprawdę dobrze popracować? O której to było, gdzie siedziałeś, co było inaczej?
3. Preferowana przyszłość. Wyobraź sobie, że jutro biuro przestało cię wyczerpywać. Po czym poznasz to jako pierwszy? Co zauważą koledzy?
4. Dla menedżera. Kto w zespole najlepiej radzi sobie z hałasem i co dokładnie robi? Czego możecie się od niego nauczyć jako zespół?

Jeden mały krok

Przez pięć dni zapisuj wieczorem jedno: o której i gdzie pracowało ci się dziś najlepiej. W piątek przenieś na tę porę i w to miejsce jedno najtrudniejsze zadanie z przyszłego tygodnia.

Najczęstsze pytania

Czy słuchawki z redukcją szumów rozwiązują problem open space?
Pomagają, zwłaszcza w połączeniu z jednostajnym szumem, bo obniżają zrozumiałość cudzych rozmów. Mają jednak koszt: sygnalizują „nie przeszkadzaj” i mogą jeszcze bardziej ograniczać kontakt w zespole. To rozwiązanie indywidualne, które nie zastąpi zmian w organizacji przestrzeni.

Czy praca zdalna jest zawsze lepsza dla koncentracji?
Nie zawsze. W domu są inne rozpraszacze, a część osób gorzej oddziela pracę od odpoczynku. Najlepiej działa możliwość wyboru miejsca do rodzaju zadania, a nie jedno rozwiązanie dla wszystkich.

Ile wydajności zabierają rozmowy w biurze?
W eksperymentach laboratoryjnych przy w pełni zrozumiałej mowie spadek w zadaniach wymagających myślenia wynosi średnio około 7%, więcej przy pracy na tekście i zapamiętywaniu. Dużo wyższe liczby krążące w internecie zwykle nie mają sprawdzalnego źródła.

Dlaczego po dniu w open space jestem bardziej zmęczony niż po dniu w domu?
Bo filtrowanie cudzych rozmów i ciągła gotowość na przerwanie pracy zużywają uwagę, nawet jeśli tego nie zauważasz. Jeśli jednak zmęczenie nie mija po weekendzie i urlopie, warto skonsultować je z lekarzem, żeby wykluczyć przyczyny medyczne, i przyjrzeć się, czy nie chodzi o coś więcej niż biuro.

Jeśli zmęczenie pracą zaczyna przekonywać cię, że problem jest w tobie, możemy przyjrzeć się temu razem. Prowadzę terapię online i pomagam szukać tego, co już działa, zamiast tylko tego, co nie wychodzi. Umów się na konsultację. Jeśli reprezentujesz firmę i chcesz porozmawiać o warunkach pracy zespołu, zajrzyj na stronę dla biznesu.

Powiązane teksty: przerwy w pracy, błądzenie myśli a kreatywność i krótszy tydzień pracy a wypalenie.

Źródła

• Bernstein, E. S., Turban, S. (2018). The impact of the „open” workspace on human collaboration. Philosophical Transactions of the Royal Society B, 373(1753), 20170239. doi:10.1098/rstb.2017.0239
• Hongisto, V. (2005). A model predicting the effect of speech of varying intelligibility on work performance. Indoor Air, 15(6), 458–468. doi:10.1111/j.1600-0668.2005.00391.x
• Jahncke, H., Hongisto, V., Virjonen, P. (2013). Cognitive performance during irrelevant speech: Effects of speech intelligibility and office-task characteristics. Applied Acoustics, 74(3), 307–316.
• Kim, J., de Dear, R. (2013). Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices. Journal of Environmental Psychology, 36, 18–26. doi:10.1016/j.jenvp.2013.06.007
• Pejtersen, J. H., Feveile, H., Christensen, K. B., Burr, H. (2011). Sickness absence associated with shared and open-plan offices. Scandinavian Journal of Work, Environment & Health, 37(5), 376–382. doi:10.5271/sjweh.3167