Większość firm nazywa onboardingiem pierwsze trzy dni: podpisanie dokumentów, szkolenie BHP, hasło do systemu i obiad z zespołem. To jest formalne wdrożenie, nie onboarding. O tym, czy ktoś zostanie, decydują trzy inne rzeczy, a żadnej z nich nie załatwia teczka.
Według bazy PubMed metaanaliza obejmująca 70 niezależnych prób nowo zatrudnionych osób pokazała, że wpływ działań wdrożeniowych na zadowolenie z pracy, przywiązanie do organizacji, wyniki i odejścia przechodzi przez trzy pośredniczące zmienne: jasność roli, poczucie własnej skuteczności i akceptację społeczną (Bauer i wsp., „Journal of Applied Psychology” 2007, DOI).
To siódmy tekst serii „Zdrowie psychiczne jako strategia HR”. Rotacja w pierwszych miesiącach jest jedną z trzech pozycji w rachunku kosztu wypalenia, i akurat tą, którą najtaniej się obniża.
„Zrezygnowała po sześciu tygodniach i nie wiem dlaczego”
Przykład jest złożeniem kilku sytuacji z praktyki doradczej, bez szczegółów pozwalających rozpoznać osobę czy firmę.
Analityczka przychodzi do zespołu finansowego po długiej rekrutacji, z trzech etapów. Pierwszego dnia dostaje laptop, dostępy i zdanie: „rozejrzyj się przez tydzień, potem pogadamy”. Przełożony jest na urlopie w drugim tygodniu. W trzecim dostaje pierwsze zadanie, które okazuje się też zadaniem dwóch innych osób.
W szóstym tygodniu składa wypowiedzenie. W rozmowie wyjściowej mówi: „było w porządku, tylko cały czas nie wiedziałam, po co tam jestem”. Firma zapisuje w podsumowaniu „kontroferta od poprzedniego pracodawcy” i rusza z rekrutacją od nowa. Koszt całej operacji to około jednej piątej rocznego wynagrodzenia, plus kilka tygodni pracy trzech osób.
Trzy rzeczy, które decydują
| Czego potrzebuje nowa osoba | Jak to wygląda, gdy tego brakuje | Co daje to w praktyce |
|---|---|---|
| Jasność roli | „nie wiem, za co konkretnie odpowiadam i po czym poznam, że robię to dobrze” | spisane trzy priorytety na pierwszy kwartał i jedno kryterium sukcesu do każdego |
| Poczucie kompetencji | „trzeci tydzień i jeszcze niczego nie zrobiłam samodzielnie” | jedno małe, zamknięte zadanie w pierwszym tygodniu |
| Akceptacja w zespole | „jem lunch sama i nie wiem, kogo mogę zapytać o głupstwo” | wyznaczony opiekun, który ma na to czas w grafiku, nie tylko w mailu |
Najczęstszy błąd dotyczy środkowego wiersza. Firmy chronią nową osobę przed odpowiedzialnością przez pierwszy miesiąc, żeby „nie rzucać jej na głęboką wodę”. Skutek jest odwrotny od zamierzonego: bez domkniętego zadania nie ma skąd wziąć poczucia, że się nadaje.
Gdzie w Polsce siedzi rotacja
Zanim firma zacznie przebudowywać onboarding, warto wiedzieć, gdzie ryzyko jest naprawdę wysokie. Według analizy Polskiego Instytutu Ekonomicznego z grudnia 2023 roku, opartej na danych GUS z Badania Aktywności Ekonomicznej Ludności, w okresie 2021/2022 pracę zmieniło 4,1% zatrudnionych, przy średniej z dwudziestu lat na poziomie około 10% rocznie łącznie ze wszystkimi odpływami.
Ciekawsze jest to, jak nierównomiernie ta rotacja się rozkłada. Pracę zmieniło 11,8% osób na umowach na czas określony wobec 2,6% na umowach bezterminowych oraz 7,8% osób poniżej trzydziestego roku życia wobec 1,8% osób po pięćdziesiątce. W sektorze prywatnym 5,0%, w publicznym 1,9%.
Praktyczny wniosek: onboarding najbardziej się opłaca tam, gdzie zbiegają się młodszy zespół, umowy terminowe i sektor prywatny. Firma, która ma wszystkie trzy warunki naraz, a wdraża ludzi jednym mailem z hasłami, płaci za to najwięcej.
Czego nie robić
- Nie rozkładać onboardingu na dwa dni. Według cytowanej metaanalizy adaptacja to proces, który toczy się przez pierwsze miesiące, a nie zdarzenie w pierwszym tygodniu.
- Nie wprowadzać nowej osoby, gdy przełożony jest niedostępny. Pierwsze dwa tygodnie bez szefa to najdroższy urlop w kalendarzu firmy.
- Nie mylić opiekuna z kolegą z biurka obok. Opiekun bez zdjętego obciążenia to fikcja, która obciąża dwie osoby naraz.
- Nie zastępować rozmowy ankietą. Ankieta po 30 dniach informuje HR. Rozmowa po 30 dniach zmienia coś dla tej konkretnej osoby.
Ostrożnie z liczbami, które krążą po branży
W polskich mediach HR powraca teza, że nawet 40% nowych pracowników odchodzi w pierwszym miesiącu. Zanim taka liczba trafi na slajd dla zarządu, warto poprosić o źródło, próbę i definicję. Wartości tego rzędu pochodzą zwykle z wąskich branż o bardzo wysokiej rotacji, na przykład z gastronomii czy logistyki magazynowej, i nie przenoszą się na cały rynek.
Ostrożność należy się też samej metaanalizie. Autorzy sprawdzali, czy wyniki zmieniają się w zależności od tego, czy badanie było podłużne czy przekrojowe, i część zależności okazała się wrażliwa na metodę. Model pośredniczenia dobrze tłumaczy dane, ale nie dowodzi, że każde wdrożenie zbudowane według tych trzech filarów obniży rotację w konkretnej firmie. Dowodem będą dopiero wasze własne liczby po roku.
Trzy pytania na trzydziesty dzień
Rozmowa po miesiącu jest najtańszym narzędziem retencji, jakie ma firma. W podejściu skoncentrowanym na rozwiązaniach prowadzi się ją tak, żeby nie brzmiała jak ocena okresu próbnego.
- Wyjątki. „Który dzień w tym miesiącu był najlepszy i co się wtedy działo?”. Odpowiedź pokazuje, czego dokładnie dostarczyć więcej.
- Skala. „Na skali od 0 do 10, na ile wiesz dziś, za co odpowiadasz?”. Jeśli po miesiącu pada 5, problem leży po stronie firmy, nie osoby.
- Mały krok. „Co mogę zrobić w najbliższym tygodniu, żeby było 7?”. To zwykle jedna konkretna rzecz: dostęp, decyzja, przedstawienie komuś.
Kontekstem są dwa teksty ze strony: o tym, od czego naprawdę odchodzą ludzie i o różnicy między wnoszeniem wartości a byciem docenianym.
Jeśli chcesz przebudować wdrożenie u siebie
Pomagam firmom złożyć onboarding na jednej stronie: dziewięć pól z macierzy, konkretny właściciel każdego pola i dwie rozmowy z terminem w kalendarzu. Plus krótkie przygotowanie menedżerów, którzy te rozmowy prowadzą.
Szczegóły w części Dla biznesu, termin przez stronę kontaktu.